Anpassungs- und Innovationsfähigkeit sind für Unternehmen erfolgsentscheidend. Agiles Projektmanagement ermöglicht den Unternehmen beweglich zu bleiben und schnell zu reagieren. Hier lest Ihr, wie Projektmanagement mit SCRUM funktioniert und wie Unternehmen damit erfolgreicher werden können.

Quelle: Pressmaster/Shutterstock

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Globalisierung, Digitalisierung und Innovationsdruck machen die Business Welt immer schneller und schwerer zu kontrollieren. Für Unternehmen nimmt die Planungssicherheit immer mehr ab. Nur wer in der Lage ist auf Marktveränderungen schnell zu reagieren und sich anzupassen, wird auf Dauer auch erfolgreich sein. Agilität lautet das Stichwort. Unternehmen müssen beweglich sein, anstatt starr die altbekannten Wege zu gehen.

Diese Unsicherheit hat Auswirkungen auf das Projektmanagement. Besonders bei langfristigen Projekten können sich Rahmenbedingungen ständig ändern. Stark spürt das z.B. die IT-Branche. Die Innovationsrate ist hier besonders hoch. Projekte müssen sich ständig an geänderte Marktverhältnisse und technologische Neuerungen anpassen. Die Methoden des klassischen Projektmanagements haben sich hierbei häufig als ineffizient erwiesen. Agiles Projektmanagement lautet die Lösung. Bei dem IT-Dienstleister //SEIBERT/MEDIA aus Wiesbaden arbeitet man deswegen seit 2009 mit agilen Methoden und dabei insbesondere mit SCRUM. Doch was bedeutet das?

SCRUM – Was ist das?

Eigentlich bezeichnet SCRUM (deutsch: Gedränge) einen Spielzug im Rugby, der auf den ersten Blick aussieht wie ein unüberschaubares Gedränge, tatsächlich aber bis ins kleinste Detail einstudiert ist. SCRUM basiert daher auf wenigen klaren Regeln, die es erlauben sollen, auf geänderte Anforderungen kontrolliert, aber flexibel zu reagieren. „Selbstorganisation und Selbstverantwortung kennzeichnen SCRUM. Jeder soll im Projekt sein Wissen und seine Fähigkeiten voll einbringen können“, sagt Armin Meyer von //SEIBERT/MEDIA.

SCRUM bedeutet, jeder Einzelne trägt Verantwortung

Im Gegensatz zum klassischen Projektmanagement gibt es bei SCRUM keinen Projektmanager, der für das Projekt verantwortlich ist, Zeithorizonte plant und jedem Teammitglied Aufgaben zuteilt. Bei SCRUM liegt die Verantwortung beim Projektteam. Hierzu werden vorab drei Rollen vergeben: Der Product-Owner, der SCRUM-Master und das Team.

„In einem SCRUM-Team werden Produkt- und Prozessverantwortung getrennt, um einen möglichen Zielkonflikt zu vermeiden. Im klassischen Projektmanagement ist dies aber im Projektmanager vereint“, sagt Meyer. Bei SCRUM bedeutet dies, dass der Product-Owner die Schnittstelle zu Kunden und weiteren Stakeholdern ist. Er kommuniziert mit dem Kunden und sammelt Anforderungen in einem sogenannten Backlog. Die Anforderungen bespricht er vor der Umsetzung mit dem Team und priorisiert diese bezüglich ihres Mehrwerts für das Produkt. Zusammen mit dem SCRUM-Master, der für den Prozess verantwortlich ist, bespricht das Team, welche Anforderungen es in welcher Zeit und in der geforderten Qualität bewältigen kann. Das Team bestimmt selbst und nicht ein Projektmanager. „In klassischen Projekten gibt es oft strikte Deadlines gepaart mit einem fixen Anforderungskatalog. Beides im Zusammenspiel kann meist nur auf Kosten der Qualität eingehalten werden. Bei SCRUM gibt es keine Kompromisse hinsichtlich der Qualität“, sagt Meyer.

Ständiges Feedback durch Iteration

Die Projekte selbst laufen dann in einem iterativen Prozess ab. Bei SCRUM gibt es die sogenannten Sprints. Das sind festgelegte Zeiträume die zwischen einer bis vier Wochen liegen. Vor jedem Sprint legt das Team fest, welche Anforderungen des Product-Owners in dieser Zeit erfüllt werden können. Während des Sprints werden diese umgesetzt und danach die fertiggestellten Anforderungen dem Product-Owner in einem Review vorgestellt. Nach jedem Sprint findet zudem eine Retrospektive statt, in der die Team-Mitglieder zusammen mit dem SCRUM-Master den Ablauf des Sprints reflektieren, um so Verbesserungspotenziale für den nächsten Sprint abzuleiten. „Ein Kernpunkt von SCRUM ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess. Es wird ständig geprüft, ob man auf dem richtigen Weg ist. Man bekommt sehr früh Feedback, ob etwas schiefläuft oder nicht und kann rechtzeitig passende Maßnahmen ergreifen“, sagt Meyer.

Für den Kunden hat dieser Prozess den Vorteil, dass auch er stärker in das Projekt eingebunden wird. „Die frühen Überprüfungsphasen ermöglichen dem Kunden eine bessere Abstimmung. Somit kann er vor jedem Sprint die Anforderungen anpassen und das Projekt in die gewünschte Richtung lenken. Das kann viel Zeit und Geld sparen. Daneben wächst so das Produkt, das wirklich gebraucht wird, und nicht jenes, das man zunächst gedacht und geplant hat“, sagt Meyer. Die ständigen Feedbackschleifen ermöglichen sowohl dem Team als auch dem Kunden schnell auf Unsicherheiten oder Veränderungen zu reagieren und den nächsten Sprint anzupassen.

SCRUM bedeutet Kulturwandel für Unternehmen

SCRUM bedeutet für Unternehmen aber nicht nur die Organisation des Projektmanagements zu ändern, sondern auch einen Kulturwandel. „Damit SCRUM erfolgreich sein kann, müssen die kulturellen Rahmenbedingungen stimmen“, sagt Meyer, „Bereits in der Schule werden wir darauf gedrillt gegebene Aufgaben in einem klar definierten Ergebnisraum zu erfüllen und so ist das auch in vielen klassischen Projekten. Wir müssen bei unseren Mitarbeitern wieder den Spaß wecken, Verantwortung zu übernehmen und zu experimentieren.“ SCRUM erfordert eine neue Fehlerkultur. Fehler müssen erlaubt sein, denn nur wenn Mitarbeiter auch Risiko wagen, können innovative Ideen entstehen. Auch müssen die Vorgesetzten ihren Mitarbeitern vertrauen und ihnen Entscheidungsfreiräume geben. Das hat zur Folge, dass auch die klassischen Hierarchien mehr und mehr aufgelöst werden, wenn der Einzelne mehr Verantwortung übernimmt. „Wir sind überzeugt, dass wir bessere Ergebnisse erzielen, wenn wir unseren Mitarbeitern diese Freiräume bieten“, sagt Meyer.

SCRUM ist kein Allheilmittel

Auch wenn SCRUM von IT-Dienstleistern entwickelt und hauptsächlich in der Softwareentwicklung eingesetzt wird, bietet es auch interessante Ansatzpunkte für Unternehmen jeglicher Art. SCRUM ermöglicht den Projektteams beweglich zu bleiben und schnell auf Veränderungen zu reagieren, auch wird die Innovationsfähigkeit der Mitarbeiter gefördert. Doch SCRUM ist kein Allheilmittel und sollte nicht nur eingeführt werden, weil es gerade „state-of-the-art“ ist. Jedes Unternehmen muss selbst wissen, welche Methodik am besten für es passt. Denn richtig ist, was am Ende auch erfolgreich ist.

Zur Person:
Armin MeyerArmin Meyer ist seit 2007 Mitarbeiter bei //SEIBERT/MEDIA und beschäftigt sich seit 2009 intensiv mit agiler Methodik. Er arbeitet mit seinem Team hauptsächlich an der Entwicklung der Direktversicherungsplattform eines großen deutschen Versicherers als Proxy Product Owner und berät bei der praktischen Anwendung von agilen Methoden.


Über //SEIBERT/MEDIA:
//SEIBERT/MEDIA ist seit 1996 ein professioneller Internet-Dienstleister mit Standorten in Wiesbaden und San Diego. Über 80 Mitarbeiter formen gemeinsam eigenverantwortliche, interdisziplinäre Teams in allen Bereichen der Organisation mit dem Fokus auf agiler Software-Entwicklung. //SEIBERT/MEDIA ist einer der führenden Dienstleister für Software-Werkzeuge, die Kommunikation und Kollaboration in Unternehmen fördern, und gehört zu den größten Atlassian Experts weltweit.

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